Существующий программный комплекс выполняет изготовление, печать, регистрацию и сохранение в базе данных всех видов документов как в разрезе дел, так и в разрезе подразделений, видов и категорий документов, учет входящей и исходящей корреспонденции, распоряжений и тому подобное с возможностью быстрого поиска документа и дела по требуемым параметрам и изготовление дубликатов.
Комплекс имеет свой встроенный редактор текстов, что позволяет выполнять изготовление новых документов на основе стандартных образцов (шаблонов), которые находятся в базе данных, а также новых не стандартных документов и создания на их основе образцов для последующей работы. При вводе документа по шаблону заполняются поля ввода документа которые связаны с базой данных. При сохранении документа нет потребности отдельно заполнять карточку документа, так как информация из полей ввода документа сразу сохраняется в нужные поля базы данных. Кроме этого система позволяет сразу заносить документы в электронный архив, что дает возможность полностью автоматизировать процесс поиска старых документов и выдачи справок, копий и дубликатов документов. При вводе осуществляется орфографический контроль документа.
Посредством механизма образцов (шаблонов) система позволяет создавать регистрационные карточки необходимого вида, регистрировать в системе нужные виды документов и вести по ним реестры с возможностью получения любых отчетов.
Поиск документа осуществляется по всем параметрам (дата, фамилия, вид документа, реестровый или системный номер и тому подобное) и в разных диапазонах значений (полное соответствие, интервал “от” “до” , больше или меньше указанного значения) относительно численных параметров поиска.
Программа позволяет использовать единую систему классификации документов.
Существует возможность с помощью полей пользователя вводить любые новые описывающие параметры документа.
Контекстный поиск документов.
Комплекс имеет возможность контекстной индексации документов, что позволяет проводить контекстный поиск документа вместе с поиском по выбранным реквизитам документов.
Контроль выполнения.
Система обеспечивает возможность автоматического контроля процессуальных сроков рассмотрения дела, выполнения документов, и формирования всех форм отчетности для руководства.
Ведение почтовых реестров.
Позволяет в автоматическом режиме централизовано или децентрализовано вести почтовые реестры по документам, отправляемым из организации, и распечатывать их. Существует возможность печатать почтовые адреса на конверты.
Для удобства ввода адресов в справочник организаций в систему интегрирован справочник почтовых индексов Украины, что позволяет в автоматическом режиме по индексу заполнять город, область. И наоборот, по населенному пункту находить индекс организации.
Генератор отчетов является мощной подсистемой, которая помимо формирования существующих отчетов позволяет описать запрос и форму выходного документа для обработки и анализа любой информации из базы данных. В сочетании с системой синхронизации баз данных. Генератор отчетов обеспечивает автоматическое формирование и отправку информации в другие удаленные подразделения или организации в настроенном формате и с указанной периодичностью.
Контроль доступа и защита информации.
Эта функция обеспечивает как защиту информации в целом так и разграничение доступа сотрудников к информации через систему паролей. Разграничение доступа осуществляется как на уровне пунктов “меню” системы, так и на уровне подразделений, отдельных документов и дел. Система администрирования пользователей позволяет выполнять подключение новых пользователей, установку персональных паролей и прав доступа пользователей к базам данных, ее составным частям и отдельным элементам.
Синхронизация баз данных.
Предприятием разработанная система репликации баз данных «Репа», позволяющая в автоматическом режиме средствами электронной почты передавать данные (документы и дела в электронном виде) между удаленными подразделениями, организациями.
Также данная система обеспечивает сбор информации из регионов на центральный уровень, а также поддержку на региональном уровне актуальных общегосударственных справочников.
Создание резервных копий базы данных.
В составе комплекса поставляется специализированная программа «Сирко», позволяющая согласно указанного расписания проводить контроль целостности базы данных, автоматическое создание резервных копий. О результате работы программа сообщает администратору системы посредством log – файла и электронной почты.
Звукозапись.
Интеграция системы с комплексом звукозаписи "Оберег".
Модуль звукозаписи обеспечивает:
Специализированный клиент для общего доступа "ИнформКиоск".
Наличие специализированной клиентской части для использования в холле организации для предоставления посетителям необходимой информации по запросам из базы данных "Деловодства" и про организацию (график работы, размещение помещений, график приема руководством и тому подобное).
Рекомендуется применять на специализированном компьютере – Информационном киоске с сенсорным экраном